在接待工作中，拍照是一项非常常见的活动形式。一次较为正式的会面，宾主双方往往需要合影留念。通过合影，双方进一步加深了感情，能够更好地记住对方，也为双方的交往留下了正式的凭据和美好的回忆。在正规的接待活动中，无论是接待单位，还是被接待的来访人员，无一不对合影相当重视。正是因为合影在接待双方的交往中能够起到“催化剂”的作用，可以巩固宾主双方的友谊，所以接待人员要重视拍照礼仪，讲究拍照礼仪。 尽管在人们的普遍认识中，拍照是一件很简单的事情，但拍照事实上是有很多讲究和忌讳的。对于接待人员来说，要处理好合影的问题，通常要求关注下述4个重点问题：
一、合影准备
既然合影有着十分重要的意义，那么正式进行之前，具体负责操办此事的接待人员就应该进行认真的准备，千万不可掉以轻心。在进行准备工作时，必须特别注意以下4个方面的细节：
(一)主随客便
所谓主随客便，是指在合影之前，接待人员所在的主办方应该先征求来宾的意见，只有在来宾们都同意的情况下才能够进行拍照。如果是正式的会晤或会议合影，最好在请柬上就注明有拍照等事宜，以便来宾提前做好着装等准备。如果来宾不愿照相，可以好言劝说，热情邀请；但如果来宾由于种种原因而坚持不照的话，合乎礼仪的做法是以来宾的意见为主，切勿强人所难。例如有些外国人士出于宗教方面或其他方面的原因，往往忌讳拍照，因而他们对合影多会有抵触情绪，接待人员应该尊重外宾所属国的文化和习俗。
(二)布置场所
在拍照活动中，合影场所的选择和布置是一个十分重要的环节。它能够反映出主办方对此次活动的重视程度。如果合影场所十分随便或是简陋，则会相应地降低会晤或会议的档次。应该说，越是正式的合影，就越应该先期选择好场地，并进行认真的布置。临时凑合，往往欠妥。
1．选择好合适的场所。在场所选择方面，又分为室内和室外两种情况。在室内照相时，要注意场地的大小和光线的明暗等问题。在室外照相时，则要重点考虑天气和位次等问题。特别要注意的是，若是大风天、阴天或是十分寒冷、炎热的天气，不宜在室外进行拍照。如果因为拿不准天气的情况而事先不好做决定时，最佳方法是提前做好两手准备，到时再根据现场情况临时决定，以防手忙脚乱。
2．考虑到背景的布置。比如是否要挂横幅、横幅上如何书写、横幅讲究与否都是事先就应该安排好的问题。同时，如果合影人数较多，还要考虑来宾在拍照时所用座椅的摆放问题。在必要的时候，也可以去租借专门用于合影的背景站架。
(三)备好器材
拍照时所需要使用的一切器材，如照相机、闪光灯、三角架、胶卷以及根据合影规模而选择的相应的镜头等等，均应提前备好、备足，防止在合影时发现短缺，令人措手不及以致影响到合影的效果。在正规的拍照活动中，最好请专业的摄影师，使用专业的摄影器材进行拍摄，因为这样才能保证拍照效果的到位。同时在拍照活动中，相同的场景最好也多拍几张，以防万一，更不能拿着“傻瓜机”进行拍照。
(四)确定时间
正规的合影，在必要时要向所有参加者通报具体的时间，使大家有所准备。此外，还应要求大家遵守时间、准时到场。同时，在拍照活动中，要抓紧时间，讲究效率。用最快的速度组织参与拍照的人员排好位次，开始拍照。拍照活动最忌讳的就是无人组织或者是组织不力，以至大家拖拖拉拉，把拍照当成了聊天叙旧和自由活动。这样，不但耽误大家的时间，而且还会显得主办方组织能力欠缺，使接待人员在专业水准的表现上“丢分”。
二、合影排位
合影时，有时需要排定具体位次，有时则不必。但是在正式场合所拍摄的合影，一般应当进行排位。在非正式场合所拍摄的合影，则既可以排列位次，也可以不排列位次。
如果有必要排列合影参加者的具体位次时，应首先考虑到是否方便拍摄。与此同时，还应注意以下7点：场地的大小；人数的多少；背景的陈设；光线的强弱；合影参加者具体的身份，高矮和胖瘦；方便与否。
在一般情况下，正式合影的总人数宜少不宜多。在合影时，所有的参与者一般均应站立。在必要之时，可以安排前排人员就座，后排人员则可在其身后呈梯级状站立。但是，通常不宜要求合影的参加者以蹲姿参与拍摄。另外，如有必要，可以先期在合影现场摆设便于辨认的名签，以便参加者准确无误地各就各位。
在安排合影的具体排位问题时，关键是要知道内外有别，注意以下几点：
(一)了解国内合影的排位习惯
国内合影时的排位，一般讲究“居前为上”、“居中为上”和“以左为上”。具体来看，它又有“人数为单” 与“人数为双” 的分别。在合影时，国内的习惯做法通常是主方人员居右，客方人员居左，即“以左为尊”。
(二)坚持涉外合影的排位惯例
在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究“以右为尊”，即宜令主人居中，主宾居右，其他双方人员分主左宾右依次排开。简而言之，就是讲究“以右为上” 。
三、拍照表现
在正规场合拍照是一件很严肃的事情，因此各方人士都要认真对待。具体到个人表现时，主要讲究的是着装正规、仪表整洁和表情自然这3方面。
(一)着装正规
在拍照场合中，合影的参与人员的着装要求是正统、端庄、规范。一般说来，参与人员在拍照场合最为标准的着装，主要是深色的西装、套裙或制服。具体而言，男性的着装应做到正规、干净、文明、整洁，而女性的着装则应力求达到高雅、庄重、严肃。通常，男性可以穿上下同色、同质的毛料中山装、西装或民族服装。女性则可以穿各式套装或者长裙等等，要努力从服装上显示出自己的修养和气度。在正规拍摄场合，一般来说，都不宜穿着夹克衫、牛仔裤等便装，更不能穿着短裤或背心。同时，要注意鞋袜的搭配，不要在裤脚露出衬裤，或者是深色的鞋裤中有一截浅色袜子，更不要出现“三截腿”的情况。从总体上说，女性要根据“TPO”原则和自己的特点来选择服饰，使服装与时间、地点、环境相匹配，要懂得“扬长避短”，不要把自己打扮成“花蝴蝶”而以遭侧目。男性则要特别讲究“三色原则”，以防自己的服装出现三种以上的颜色而显得杂乱无章。
(二)仪表整洁
仪表整洁是每一个人在社交场合中的首要礼仪要求，在拍照场合就更应该如此。因为照片成型后就无法再改，所以在参与拍照活动时，个人仪表通常都会备受关注。作为第一印象，仪表将影响到他人对自己的整体评价。因而参与合影人员应该依照规范并且参照个人条件。对仪表进行必要的修饰，扬其长，避其短，设计和塑造出美好的个人形象，令人赏心悦目。具体而言，要做到仪容美，就要注意干净整洁、略加修饰。所谓干净整洁，是指要注意个人卫生，其日常仪容必须做到无异物、无异味。所谓略加修饰，则是指对个人仪容的修整和装饰，如理发，修剪鼻毛、耳毛、指甲等。尤其要注意的是，通常来说，人们讲究“上看头、下看脚”，所以参与合影的人员应特别注意发型的选择和设计。此外，女士应该适当地进行化妆，但切记一定是“清水芙蓉”，淡妆示人。
(三)表情自然
对于参加拍照的人员来说，在拍照活动中，不论是神态表情过度夸张，还是过于沉重，或者根本没有任何神态表情，都是不应该的。拍照时的基本表情应当和蔼、亲切、友善。所谓表情和蔼，是指其在拍照场合中要努力使人感觉易于接近。而所谓表情亲切、友善，则是指表情要放松，要自然，能够令人感到与人为善，一见如故，没有距离，平易近人。若态度冷漠、沉重、呆板、做作甚至怀疑、敌视，是绝对不会令人感到亲切的。总体而言，在拍照过程中，大家要有友好的眼神、真诚的笑容以及自然的表情。
(四)举止有礼
在拍照时，还要注意行为举止必须彬彬有礼，特别讲究“站有站相、坐有坐相”。比如，手不能随意插在裤袋里。无论天气怎样炎热，都不能当众解开纽扣或脱下衣服。不要在排列队伍中标新立异，与众不同，还要注意不要遮挡了别人的镜头。同时，如果不是患有眼疾，一般情况下不应该戴着墨镜照相。
四、拍照忌讳
在拍照活动中，对于接待人员而言，除了注意上述的礼仪要求之外，还要特别注意防止犯忌。
(一)提供照片
合影之后，主办方应主动向参与合影的各方人士提供照片，并保证人手一张。不能“虎头蛇尾”，更不能“有头无尾”。那样会让合影的各方人士产生自己是“道具”之感，是很不礼貌的。
(二)忌讳他用
接待人员切记，公务合影照片，只宜作为资料或纪念。一般不宜用于对外活动，更不能在没有征求拍照参与者同意的情况下就随便发表。
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